Notas sobre la creación de plantillas en InDesign

      Introducción

      Estas son algunas anotaciones sueltas sobre pequeños trucos, técnicas y precauciones que no vienen al crear plantillas en InDesign.

      No pretenden ser un curso ordenado ni un tutorial estructurado. Sólo son apuntes. Si sirven para apoyar posteriormente un tutorial sobre cómo crear plantillas en InDesign aun no lo he decidido.

      Qué colocar en cada tipo de documento base

      Documentos, plantillas, páginas maestras, bibliotecas, recortes de Bridge… Esa es una de las dudas metodológicas al crear las bases de un proyecto de maquetación: ¿Qué coloco en cada sitio y cómo uso los distintos niveles de documentos? Los niveles disponibles son:

      1. Estilos de texto (Carácter, párrafo y encadenados).

      2. Colores con nombres (muestras de color).

      3. Estilos de objeto.

      4. Bibliotecas.

      5. Recortes de Bridge.

      6. Plantillas (que incluyen las páginas maestras).

      Aunque no hay una respuesta absoluta válida para todas las circunstancias y proyectos, se pueden dar algunas indicaciones generales:

      1. Las hojas de estilo de carácter y párrafo

        Se deben usar siempre. Si es un trabajo esporádico con pocos textos que no se va a repetir (un cartel, un simple tríptico…) se puede pasar sin usarlas. Pero si estamos hablando de un diseño que va a tener una continuidad —y si estamos hablando de hacer plantillas, ése es el caso— es imprescindible usarlas.

        Eso quiere decir que, al entregar el trabajo con sus plantillas, todos los textos que vayan como modelo deben llevar aplicada una hoja de estilo.

        Es muy habitual crear las hojas de estilo cuidadosamente, crear las plantillas y… olvidarse de aplicarlas a los elementos colocados como modelos. Evítalo. Dedica diez minutos a aplicar los estilos adecuados a todos los ejemplos, a todos los textos con "Lorem ipsum" que haya en las plantillas, bibliotecas y recortes de Bridge. De hecho, cada vez que remates una plantilla acostúmbrate a que la última operación que haces sea la de comprobar la aplicación de las hojas de estilo.

        Eso te evitará muchos quebraderos de cabeza, asegurará la coherencia de la aplicación del diseño y facilitará mucho la vida a los usuarios de las plantillas.

        Además —y esto te va a facilitar mucho la vida—, antes de terminar, cuando ya has rematado todo, la última operación que debes hacer es seleccionar la herramienta de texto y, sin seleccionar ningún elemento, ir a la paleta de estilos de carácter y párrafo y seleccionar los estilos más comunes y usuales en ese documento. Si hubiera hojas de estilo para el texto general, selecciona esas hojas. Si no has creado ninguna hoja de estilo de carácter, selecciona "ninguno".

        El motivo de esta operación es que cuando estés trabajando y arrastres la herramienta texto para crear una caja nueva, ésta se creará con las características de la última opción que tenías seleccionada cuando no tenías ningún objeto seleccionado. Es decir: Que si habías seleccionado por última vez un título extraño, te saldrá con las características de ese título extraño. Obviamente, las complicaciones que una tontería así crean son enormes frente a lo fácil que es solucionarlo.

        Por cierto, esta característica de "recordar como estaba la herramienta la última vez que la usaste sin nada seleccionado", se aplica a todas las herramientas en InDesign.

      2. Colores con nombres (muestras de color)

        Antes de dar por terminado un lote de plantillas para un trabajo, debes rematar las muestras (colores con nombre propio) que vayan incluidas. Es simple:

        • En la paleta "Muestras", selecciona todas las muestras "No en uso" y elimínalas.

        • Examina las muestras restantes (que no deben ser cientos ni docenas sino un puñado reducido como mucho en torno a la docena) y comprueba que no están en modos de color inadecuados (Lab, RGB, Tintas planas, etc…).

        • De las muestras que quedan, comprueba que no hay ninguna muy parecida a otra. Si fuera así, deberías unificarlas.

        • Si necesitas tener muchas más muestras y estas se pueden agrupar temáticamente (guía, especiales de invierno, etc…) igual deberías reunirlas en una biblioteca de muestras para así tenerlas a mano de forma coherente.

          Para crear estas bibliotecas de muestras de colores, puedes usar dos formatos: muestras de intercambio ("*.ase") y PostScript encapsulado ("*.eps").

          La opción más tradicional era la de usar un EPS para mantener las muestras de color, pero la más flexible y moderna es usar el formato de muestras de intercambio. Su ventaja es que son muy fáciles de cargar, que respetan el modo de color original en el que se crearon y que son intercambiables entre InDesign, Illustrator y Photoshop.

          En la paleta de muestras, selecciona aquellas que quieras agrupar en una biblioteca de colores y, en el submenú de esa misma paleta, ve a "Guardar muestras para intercambio". De este modo guardarás esos colores en un documento "*.ase".

      3. Las hojas de estilo de objeto

        Como hemos visto en otra página, son una forma fantástica de formatear elementos pequeños (cuando los usuarios no son muy avezados) y elementos complejos con muchos niveles de formateo. Pero eso sólo cuando los usuarios son avanzados y los textos vienen preparados según unas especificaciones muy concretas.

        En todo caso, los estilos de objetos que no lleven elementos de texto son especialmente útiles y conviene tener claro que, se usen o no, son como las hojas de estilo: Existen por omisión.

        Es decir, si tienes una caja de texto con un estilo de objeto y quieres quitarselas de golpe aplicando la hoja de estilo "Marco de texto básico" pensando que se anularán las cosas raras "añadidas con la otra hoja de estilo de objeto", te equivocas. Lo que ocurrirá es que se usará la hoja de estilo "Marco de texto básico".

        Pero eso no es lo peor. Si ya has avanzado mucho en el proyecto y consideras que necesitas modificar la hoja de estilo predefinida "Marco de texto básico", verás con horror como si la tocas comenzarán a cambiar cosas que no querías tocar. Lo que cambia es todo aquello que no se había definido de nuevas en otras hojas de estilo (ni de objeto ni de texto).

        Por eso si vas a usar hojas de estilo de objeto, una vez que has decidido las características básicas de tu proyecto, es recomendable ir a las dos hojas básicas "Marco de texto básico" y "Marco gráfico básico" y modificarles todas las características necesarias.

        Si no vas a usar ese tipo de hojas estilo, no hace falta que toques nada, pero te perderás muchas ventajas de InDesign.

      4. Las bibliotecas

        Son un elemento clásico de los programas de maquetación. Tienen la ventaja de ser una especie de cajón en el que se pueden soltar elementos agrupados por características comunes (temática, zona de aplicación, tipo de elemento, etc…).

        InDesign permite arrastrar y soltar en cualquier zona de un documento o colocar exactamente en el sitio en el que se crearon (para eso, en lugar de arrastrar y soltar, usa el submenú "Colocar elementos").

        La desventaja es que sólo puede tenerlas abiertas un usuario, tienden a corromperse porque además, los usuarios tienden a llenarlas en exceso. Otra desventaja es que, como sólo las puede tener abiertas un usuario, los usuarios tienden a copiarlas en su disco duro y la estandarización comienza a perderse cuando las versiones de los elementos difieren de versión a versión de biblioteca.

      5. Los recortes de Bridge

        Son un tipo de elemento que rematan la flexibilidad operativa de InDesign y la suite de Adobe.

        Ventajas: Al ser realmente una carpeta que todo el mundo puede tener abierta a la vez, permiten mantener elementos comunes sin necesidad de duplicarlos. Cada quien accede a ellos desde un punto central en un servidor y, si hay que alterarlos, se cambian allí una sóla vez.

      6. Plantillas (es decir, las páginas maestras)

        Una página maestra es aquella página de un documento que servirá de modelo para crear páginas de ese documento con las menores modificaciones posibles o, por el contrario, con la mayor flexibilidad posible.

        En las páginas maestras no se maqueta, simplemente están previstas dentro de un documento o plantilla para generar páginas. Son modelos de páginas.

        Una plantilla es un documento creado para preparar otros documentos a partir de él. Debe contener todas las páginas maestras, colores y hojas de estilo necesarias para crear documentos concretos conforme a un diseño determinado.

      La creación de plantillas

      El planteamiento al crearlas es variable:

      • Cuando hablamos de páginas muy rígidas, que no sufren cambios al crear documentos concretos (una agenda del tiempo o unhoróscopo, por ejemplo), procuramos poner todos los elementos posibles en la página maestra, ya que no se van a mover.

      • Cuando hablamos de páginas que tienen muchas soluciones posibles, sólo pondremos los elementos básicos con las guías y pautas necesarias para modificarlos con la mayor sencillez posible.

      Por cuál empezar

      Crea siempre primero la maqueta más general y más sencilla. A continuaciòn, a partir de ésta, crea la más complicada. Posiblemente veas que tendrás que hacer cambios generales que afectarán a la más sencilla. No pasa nada, cuando hayas terminado, puedes recrear la más sencilla (que para eso es sencilla) a partir de las modificaciones hechas en la compleja.

      Cuántas hacer

      ¿Cuántas plantillas caben en un diseño? Las mísmas que ángeles en la cabeza de un alfiler: Es imposible dar una cifra concreta.

      Cada proyecto y cada equipo de trabajo necesita una cantidad y variedad de plantillas distinta. No hay una cifra mágica. Lo que si ahí es una serie de indicaciones generales que pueden ser útiles:

      Haz las justas, ni más ni menos

      No multipliques las plantillas innecesariamente: Lo que en principio puede parecer más cómodo de usar, será más difícil de mantener. Es decir: Que cuando debas introducir cambios te será más difícil hacerlo sin equivocarte cuantas más plantillas tengas.

      Cómo de complejas deben ser

      No hagas plantillas demasiado complicadas: Cuanto menos experto sea el equipo más sencillas debes hacerlas. Al hablar de plantillas, sencillez quiere decir que requieran menos modificaciones para convertirse en documentos finales.

      No hagas plantillas demasiado rígidas: Por el contrario, si el equipo que las va a aplicar está formado por usuarios avanzados de InDesign, hazlas ajustandote a su nivel y busca entonces la mayor flexibilidad con la menor necesidad de operaciones. Que sean fáciles de alterar sin tener que tocar demasiados elementos y que sea posible modificarlas mucho. Para que no tengan la rigidez que deben tener las plantillas de usuarios poco expertos estarán, aparentemente, un poco desnudas.

      Ten en cuenta que los elementos de las páginas maestras que no se usen en cada caso simplemente añaden peso y complejidad al documento.

      Es más fácil quitar que poner

      Hay elementos que suelen ir colocados en determinadas páginas. Al hacer las páginas maestras correspondientes puedes hacer dos cosas:

      • Crear las páginas con los elementos ya colocados y quitarlos o moverlos si es necesario.

      • Crear las páginas sin los elementos. Colocar los elementos en blibliotecas; llamarlos y colocarlos si fuera necesario.

      Las más de las veces la primera estrategia es más operativa y funcional. La razón es sencilla. Desbloquear la plantilla y borrar los elementos innecesarios: Dos operaciones. Deslpquear la plantilla, abrir la biblioteca y posicionar los elementos necesarios: De tres a cuatro operaciones para arriba.

      Recuerda: Cuando crees plantillas, busca siempre la eficacia y la comodidad, no la belleza. Eso ya se buscó la crear el diseño maestro.

      Páginas opuestas

      Lo más usual es preparar plantillas de InDesign para documentos con páginas pares e impares (libros, revistas, periódicos, etc…). Si ese es el caso, siempre debes preparar la plantilla con un documento de "Páginas opuestas" (facing pages). Además, en las páginas maestras debes hacer modelos para las páginas pares e impares, aunque sean literalmente iguales.

      Numeración automática

      Siempre que el diseño incorpore cosas como numeraciones de páginas (es decir: folios), cabeceras de sección y otras referencias genéricas, debes usar numeración automática. Nunca, nunca, nunca numeres a mano. Es una receta para el error.

      Reflexiones generales

      1. No existe la perfección. Existe el mantenimiento

        No existe la maqueta perfecta ni las plantillas perfectamente rematadas. Existen las maquetas bien acabadas y las plantillas bien mantenidas.

        Si esperas a que la plantilla esté al 100% perfecta estarás persiguiendo un imposible. Las plantillas, como los coches, necesitan un rodaje. Sólo cuando comienzas a crear documentos es cuando comienzas a verles los defectos o pequeños olvidos.

        El truco es apuntarlos y corregirlos. No lo dejes. Si es complicado, hazlo más tarde, pero hazlo. Esos pequeños ajustes es lo que crean, al poco tiempo, la plantilla perfecta: La que no da problemas y de la que, como la buena gente, no se nota la presencia.

        Cuando con el uso veas que una plantilla o página maestra te obliga a realizar demasiadas tareas rutinarias, la razón más usual es que está mal hecha porque posiblemente debería fragmentarse en más páginas maestras o plantillas.

        Es decir: Simplificarás descomponiendo el problema en piezas más reducidas

      2. Se flexible. Prevé los cambios

        Como dicen los militares, ningún plan por perfecto que sea resiste el choque con la realidad. No se puede prever todo. No enloquezcas intentándolo. Prevé los cambios de última hora. No cuáles serán (eso es imposible), sino que existirán y cómo se van a afrontar.

        Si has preparado tus materiales adecuadamente, es muy posible que esos cambios se puedan hacer bien. No digo fácil, sino bien. Es decir: Conservando un control razonable de los objetivos y las metas.

      3. Mira más allá de InDesign

        Al hacer las plantillas de un diseño impreso no todo acaba en InDesign. A veces hace falta plantearse documentos paralelos en Illustrator o Photoshop y crear acciones en Photoshop. La organización del sistema trabajo es también parte de la creación del diseño. Un buen diseño mal aplicado y con un sistema de trabajo enloquecido es un diseño que dará problemas y, sobre todo, costes innecesarios.

        Al crear las plantillas y los demás elementos, considera qué cosas se deben hacer y qué hay que añadir en los programas de apoyo como photosho, Bridge, Illustrator. Te facilitarán la vida enormemente.

        Si la tarea de edición la van a hacer otras personas, podría ser conveniente añadir en esas consideraciones el uso del procesador de texto y la creación de plantillas genéricas para este programa.

      4. Piensa en la reutilización y más allá del papel

        Prevé la reutilización. No es difícil, pero debes preverla. Si lo haces y te impones la disciplina (aunque no te la pida el cliente), te será muy fácil proporcionarla como valor añadido.

        Y sí, estoy hablando de XML aplicado a InDesign…

      5. Sigue investigando

        (Esto vale para todo) Sigue formándote e investigando. Nunca sabrás donde puedes aprender el siguiente truco o detalle que te facilitará la vida y te permitirá terminar antes y más comodamente.

      10 comentarios

      Pregunta

      ¿Qué diferencias y ventajas hay en usar "Hojas de Estilo de Objeto" a usar "Estilos de párrafo"?

      Saludos

      Que hace más cosas

      la ventaja es que los "Estilos de objeto" engloban (si quieres) a los "Estilos de párrafo" y a los "Estilos de carácter". Y, además, a otras muchas características de cualquier objeto de InDesign.

      De este modo, como se comentó con un ejemplo concreto en otra página, puedes formatear un objeto, textos incluidos, con una sóla tecla.

      No siempre te va a interesar, pero incluso sólo para comenzar a masajear algunos elementos complejos puede ser un buen método comenzar por aplicarlos.

      Si no los has usado, explóra los "Estilos de objeto". Verás que tienen aplicaciones muy interesantes.

      Usar paginas maestras como plantillas

      "Crear las páginas con los elementos ya colocados y quitarlos o moverlos si es necesario." Estoy convencida de que esta técnica da más problemas de los que resuelve. La página maestra desde mi punto de vista debe contener sólo los elementos que podamos utilizar en la página normal, con sus modificaciones si es necesario. Usar la página maestra para contener muchos elementos y limpiar o quitar los que no vayamos a utilizar es un atajo buenísimo, pero deberíamos pensar en que ocurre si hacemos movimientos de páginas vinculadas a páginas maestras con objetos que hemos eliminado. Si hacemos que una página deje de ser par para convertirse en impar, los elementos que deberían de estar y no están por que los borramos se vuelven a dibujar.

      Si por otro lado tenemos este documento en Indesign CS2 y lo pasamos a CS4, es posible que las páginas maestras se vuelvan a aplicar y los elementos borrados vuelvan a dibujarse.

      Seguro que hay más operaciones en las que la página maestra se "actualiza" por decirlo de alguna manera. Si dejamos los elementos bloqueados y sólo los usamos para introducir imágenes, o texto (o sea, para trabajar con el contenido del objeto o caja), nunca encontraremos cosas raras al hacer operaciones con páginas.

      Por esto te planteo un camino más seguro:

      Plantear página maestra como retícula de diseño, conteniendo únicamente los elementos que necesariamente vamos a utilizar, y las suficientes lineas guías como para mantener la consistencia del diseño.

      1. Usar páginas maestras basadas en otras, por ejemplo: en una podemos tener una estructura definida, y en otra basada en la primera añadir el número de página. Cuando necesitemos tener numeros de páginas aplicaremos B, y cuando no, A. Si queremos hacer un cambio global, por ejemplo en los márgenes, sólo tenemos que edtar A y B se actualiza.

      2. Usar las bibliotecas y los droplets (los recortes) para volcar muchos objetos, como una plantilla, incluso un diseño que encaje en la misma página, y a partir de ahí editar, borrar y añadir todos los elementos que creamos necesarios.

      El sistema de trabajo y sus necesidades mandan

      Hola, C.

      Los comentarios que haces son razonables y no se pueden desechar sin más pero te explico o razono el porqué de lo que comento:

      Si hacemos que una página deje de ser par para convertirse en impar, los elementos que deberían de estar y no están por que los borramos se vuelven a dibujar.

      Sí, pero es que en mi trabajo yo no aplico maquetas prefijadas, sino que hago páginas a partir de diseños previos. No puedo hacer un simple cambio de par a impar de un diseño ya creado. Lo que hago (y es frecuente) es poner la nueva página (impar), clavarla en su sitio aplicándole el número como inicio de sección, desbloquear los elementos y borrarlos todos salvo el folio. Copio y pego en el mismo lugar de la otra página (par), deslizo los elementos y ya está. Parece mucho curro pero uso atajos de teclado y no tardo nada.

      Si por otro lado tenemos este documento en Indesign CS2 y lo pasamos a CS4, es posible que las páginas maestras se vuelvan a aplicar y los elementos borrados vuelvan a dibujarse.

      Es posible, pero en algunos sistemas de trabajo es un escenario que no existe (en mi caso, por ejemplo).

      Seguro que hay más operaciones en las que la página maestra se "actualiza" por decirlo de alguna manera. Si dejamos los elementos bloqueados.

      Esa es la madre del cordero. Yo nunca dejo elementos bloqueados por necesidades y sistema de trabajo, pero obviamente habrá muchos otros casos (libros, posiblemente) en los que es más operativo dejar cosas como vienen (esto es: bloqueadas por ser de página maestra).

      Usar páginas maestras basadas en otras, por ejemplo: en una podemos tener una estructura definida, y en otra basada en la primera añadir el número de página. Cuando necesitemos tener numeros de páginas aplicaremos B, y cuando no, A. Si queremos hacer un cambio global, por ejemplo en los márgenes, sólo tenemos que edtar A y B se actualiza.

      Sí, pero es más simple desbloquear los folios y borrarlos. Tardo menos y en mi caso suelo maquetar con cierta premura.

      Todo esto viene al caso para aclarar a quien nos lea que los sistemas de trabajo mandan. No son las mismas las preocupaciones y necesidades de un estudio de diseño que de una editorial de libros que de una revista que… el universo es muy grande. Lo importante es reflexionar sobre lo que hacemos antes de lanzarnos como locos a hacer un trabajo que podríamos hacer en la mitad de tiempo su nos hubieramos parado a meditar cinco minutos.

      Influyen cosas tan sencillas como, por ejemplo, que sea más operativo dejar ciertos elementos en la página maestra que en una biblioteca porque otras personas tiendan a dejarse las bibliotecas bloqueadas al olvidarse cerrarlas.

      De ahí que mi comentario un poco zen de "Cuando crees plantillas, busca siempre la eficacia y la comodidad, no la belleza." Eso se aplica también al sistema de trabajo.

      A nosotros nos funciona desde hace varios años.

      Gracias por tu comentario :)

      Un ejemplo

      Después del comentario anterior, he ido a revisar una carpeta de plantillas para ver un ejemplo. Una revista: 20 plantillas (de las que se usan intensivamente unas doce (las otras son inusuales), tres bibliotecas y un lote de recortes de Bridge (para las publicidades). Y de las plantillas, la que más páginas maestras tiene, se queda en diez. Lo normal anda en torno a las cinco seis.

      Usar paginas maestras como plantillas (2)

      Gracias por la respuesta Gustavo, como bien dices "los sistemas de trabajo mandan" y "busca siempre la eficacia y la comodidad"; me quedo con eso ante todo.

      Recuerdo que esta forma de usar la página de maqueta como plantilla ya nos dió muchísimos problemas en Quark 4 hace años. Había una publicación del mundo del turismo, una especie de guía, donde cada excursión correspondía a una página, y en ella podían aparecer en la cabecera hasta unos 20 símbolos distintos (comida incluida, edificios históricos, ruta a pié...). La idea era colocarlos todos y borrar los que no estuvieran disponibles en cada excursión. El problema fue que hubo operaciones con páginas (añadir ciertas excursiones y cambiar el orden de otras) y todos esos elementos se volvieron a colocar, perdiendo muchísimo tiempo después en corregirlo.

      De ahí mi obsesión con evitar el recurso de ir quitando lo no necesario, aunque tienes muchísima razón cuando dices que lo más fácil cuando hay que quitar un número de página es desbloquearlo y borrarlo, yo lo hago todo los días, quizás el ejemplo no me lo curré mucho.

      Cuando salió InDesign al mercado, una de las primeras cosas que me impresionaron fue que indesign bloqueara por defecto los elementos de la página maestra, a diferencia de Quark. En algún sitio leí que la principal queja de los usuarios del mundo de la maquetación era precisamente las problemáticas que surgían cuando se hacen operaciones con páginas, y la flipé al ver que el concepto en InDesign viajaba más hacia la "premaqueta" que a la "plantilla", era su camino para "obligar" a los usuarios a no poner elementos innecesarios o siempre editables, sino los estrictamente siempre usados.

      Todo esto con cierta flexibilidad, siempre puedes desbloquear un elemento o todos, o incluso más fácil, desvincular esa página de la página maestra. En cierta manera InDesign proponer gestionar las páginas de forma distinta, e incorpora recursos como los recortes o los fragmentos para facilitar los procesos repetitivos.

      Con todo esto no pretendo contradecir tu sugerencia, lo que planteas es un camino que también uso yo todos los días. Me gustaría que se entendiera como un "ten cuidado", a veces pueden pasar ciertas cosas si abusamos del uso de la página maestra como plantilla.

      Gracias a ti, C. por tu

      Gracias a ti, C. por tu aportación

      Si te fijas, en ambos casos los usos se derivan de sistemas (y equipos) de trabajo distintos. En nuestro caso somos una revista y trabajamos en un mismo servidor. La tendencia de las gente a olvidarse las bibliotecas abiertas es la que, cuando hice las plantillas, me llevó a poner más cosas en las páginas maestras. Eso, unido a que son maquetas muy sueltas, dan como resultado nuestro método.

      Los fragmentos de Bridge son un método excelente para las publicidades, pero como usamos la versión CS2 (que es bastante limitada), no le hemos dado más uso. Una pena, pero todo se andará.

      En cualquier caso, siempre es un placer intercambiar experiencias y métodos. :)

      Gustavo

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