30. ¿Cómo puedo convencer a mis clientes de que me envíen ficheros PDF/X?

      Martin Bailey (de Global Graphics), Noviembre de 2005
      (traducción: Gustavo Sánchez Muñoz)

      A primera vista, parecería que todos las ventajas de PDF/X caen del lado de las empresas de artes gráficas (fotomecánicas, imprentas, etc…), mientras que los esfuerzos que implica se amontonan del lado de los creadores de PDFs (diseñadores, agencias de publicidad, etc…). Eso hace que algunos de los primeros encuentren dificultades en convencer a sus clientes de que merece la pena el esfuerzo de crear documentos PDF/X.

      Eso no es todo, por supuesto. Como norma general, sin importar si se envían PDF/X o no, aplicando el viejo dicho de que "una pizca de previsión vale por un buen trozo de curación", gastar un poco de tiempo extra comprobando un trabajo justo antes de enviarlo puede ahorrarnos muchas llamada telefónicas de última hora en pleno ataque de pánico (con sus consiguientes costes).

      No es raro encontrar personas que preparan como PDF/X todos los documentos PDF que van a enviar a imprenta, incluso aunque la imprenta o fotomecánica no se lo soliciten —e incluso en casos en los que el receptor dice explícitamente que "no acepta PDF/X, sino PDF"—.

      La razón es que la creación de PDF/X es una forma sencilla de imponerse la autodisciplina necesaria para conseguir que los trabajos que se envían sean artes finales listas para imprimir de alta calidad, al menos en las áreas que los estándares PDF/X cubren.

      La actitud de comprobar bien un trabajo antes de enviarlo suele servir también para detectar también otros problemas de calidad, como la falta de resolución en las imágenes.

      Del lado del receptor, si PDF/X cumple las expectativas, conseguir que los clientes envíen PDF/X debería reducir el esfuerzo de educar técnicamente a los clientes y los costes de preimpresión y comunicación con los clientes. De hecho, no es una mala idea plantearse la idea de que los clientes compartan algunos de estos gastos para animarles a usar PDF/X.

      En la actualidad es usual que las compañías de artes gráficas apechuguen con los gastos de corregir los ficheros incorrectos de sus clientes por temor a perderlos a manos de otros competidores. Eso hace que sea improbable que quiera añadir una cláusula de penalización por no enviar PDF/X.

      Sin embargo, podría ocurrir que su política de precios aplicara precios levemente mayores que antes para ficheros que no sean PDF/X y un poco menores para PDF/X en condiciones…

      Probablemente habrá algunos clientes de los que no será muy esperable que produzcan documentos completamente listos para su impresión y ya sabe que tendrá que hacer muchas correcciones antes de llegar a imprimirlos. Tantas que se podrá hacer más fácilmente en los documentos del programa con el que fueron creados.

      En esos casos, lo mejor es no promover PDF/X. Ahí habrá que apretar los dientes y asegurarse de que la escala de precios permite seguir obteniendo un beneficio de ellos. Paralelamente, siempre puede investigar la posibilidad de proporcionar a esos clientes herramientas de preparación de envíos mejores.

      En cualquier caso, cuando comience a trabajar con clientes que estén haciendo la transición desde el envío de documentos nativos a PDF/X, es útil que se haga un envío simultáneo de los documentos en ambos formatos al menos durante algunos trabajos. Eso proporcionará una red de seguridad en caso de algo no vaya adecuadamente.

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