Ventajas e inconvenientes de un sistema de trabajo InDesign-Incopy

      Un sistema de trabajo editorial o de diseño basado en InDesign e InCopy tiene sus ventajas e inconvenientes. Estos son algunos de ellos:

      Ventajas de un sistema de trabajo con InCopy

      Aunque hay algunas más, las principales ventajas de usar un sistema basado en InDesign son dos: Menor coste y la posibilidad de trabajar varias personas al mismo tiempo en un mismo documento.

      • Costes más reducidos

        La ventaja económica de usar InCopy allí donde se pueda en lugar de InDesign es clara. Cada copia de InDesign puede costar entre 2,5 y 3 veces más que una de InCopy; sin entrar en posibles ahorros de impuestos y las políticas de licencias en grupo y descuentos por compras grandes que Adobe pueda tener —que las tiene—.

        Así, calculando por encima, por ejemplo en España equipar tres equipos para diseño con la Creative Suite 4 Design Premiun y 10 puestos de redacción con InCopy saldría por el mismo coste que equipar los mismos tres equipos de diseño con la CS3 Design Premiun y sólo 3 puestos de redacción con InDesign —habría que poner aun 400 euros más encima de la mesa para llegar a 4 puestos de edición.—.

        Comparativa básica de precios InDesign - InCopy CS3
        Estos precios son meramente orientativos, aunque se sacaron de la web oficial de adobe el 22 de febrero de 2008. Ese día la conversión euro-dólar US era de 1 euro = 1,4813 US$ y 1 US$ = 0,6751 euros. No se tienen en cuenta descuentos, exenciones de IVA o similares. Y, sí. La desproporción de precios de Adobe entre EEUU y España (o la Unión europea) es así de grande.
          InDesign CS3 InCopy CS3 Creative Suite 3
        Design Premiun
        EEUU 699 US$
        (471,8 euros)
        249 US$
        (168 euros)
        1.799 US$
        (1214,5 euros)
        España 1.309,64 euros
        (1.939,9 US$)
        486,04 euros
        (719,9 US$)
        2.550,84 euros
        (3.778,5 US$)

        En aquellos departamentos que necesiten ver el desarrollo del trabajo pero no necesiten tocar el diseño, se puede instalar InCopy (más barato) en lugar de InDesign (bastante más caro); por ejemplo, un departamento de edición gráfica que sólo necesite ver el material gráfico concreto con el que se está trabajando no necesita tener InDesign instalado. Con InCopy les basta, ya que en cuanto el diseñador haya guardado el trabajo podrán verlo (aunque no alterarlo).

        De hecho, InCopy puede servir como "visor" de maquetas de InDesign en cualquier departamento o puesto en el que sólo es necesario consultar el trabajo de InDesign (InCopy es capaz de generar PDFs completos, dicho sea de paso).

      • Trabajo simultáneo

        Con InDesign sólo, no es posible que más de una persona esté editando un trabajo a la vez, por lo que las tareas de edición son secuenciales: Primero una, luego otra y así…

        InCopy está pensado precisamente para la colaboración simultánea; por ejemplo: En una guía de viajes, un editor puede estar preparando los textos largos, otro puede estar preparando los despieces de información útil y otro estar revisando las tablas de precios. Todo a la vez (con el consiguiente ahorro de tiempo).

      • Multiplataforma ('Cross platform')

        InDesign e InCopy no son 'Windows' o 'Mac'

        Esta ventaja en realidad está compartida por ambos sistemas se detrabajo: Siempre que se usen fuentes tipográficas multisistema (como las OpenType) o se usen versiones iguales para todos los sistemas, el sistema de trabajo es absolutamente transparente a las diferencias de sistemas (Apple Macintosh y Microsoft Windows, al menos). La recomendación en este caso es usar siempre fuentes OpenType, ya que se evitará incluso la necesidad de cambiar fuentes que realmente son iguales al abrir el documento (lo que ralentiza el trabajo).

        InCopy es XML

        Esta transversalidad supera incluso estos viejos problemas: Al basarse en lenguaje xml, los trabajos de InCopy están, con bastante poco trabajo añadido, preparados para pasar a otras plataformas editoriales distintas del mundo impreso en papel.

        Con vistas a la retutilización de contenidos en distintos medios (papel, web, automatización de noticias, etc…) las posibilidades son muy interesantes. Aunque no vienen de fábrica, eso hay que tenerlo en cuenta.

      • Escalabilidad

        Como da a entender la misma Adobe, el sistema de trabajo básico InDesign + InCopy (es decir, la combinación de ambos programas tal cual, sin añadidos o extensiones) es sólo un primer peldaño de la solución.

        Hay empresas que se dedican a vender ampliaciones de soluciones editoriales basadas en inDesign e InCopy. Las opciones van desde simples plugins para facilitar el flujo de información hasta verdaderos sistemas editoriales complejos capaces de gestionar multiples ediciones simultáneas e integración de la publicidad con personalización expresa para cada cliente. Obviamente, los costes de cada caso varian también en consecuencia.

        Aunque nunca he visto ninguna de estas soluciones, de empresas que se dedican a ampliaciones y personalización de sistemas de trabajo basados en InDesign + InCopy son: WoodWing Software y SoftCare y MEI, por ejemplo.

      • Pensado para editores

        Más sencillo

        Teniendo en cuenta que los editores y redactores tienen otras ocupaciones que atender y que algunas personas con grandes virtudes pueden ser tecnológicamente discapacitados, un programa que sólo tenga lo necesario para realizar sus tareas es sin duda alguna una ventaja: No hay que gastar tanto en formación y se pueden cometer menos errores.

        Más cómodo

        InCopy no es solo un InDesign castrado para que sea más barato y cómodo para un redactor. Además de conservar posibilidades muy interesantes (puede hacer PDFs con las fuentes incrustadas), lleva añadidas posibilidades de las que InDesign carece:

        • Tres modos de trabajo para editar

          (artículo, galera y composición), como ya se ha explicado en más detalle en otra página.

        • Control de cambios

          Los editores pueden borrar y alterar el texto conservando los textos borrados. Cuando han hecho sus distintas revisiones, pueden decidir si mantienen algunos cambios, todos o ninguno. El control de visualización de los cambios (que se muestran en otro color) es muy flexible e intuitivo.

      Desventajas de un sistema de trabajo con InCopy

      • Menor flexibilidad al modificar los diseños

        Sólo los que disponen de InDesign pueden modificar un diseño, ya sea cambiar una caja de tamaño, ampliar una imagen, añadir o mover páginas. Si no hay una máquina con InDesign disponible en un momento dado, las modificaciones pueden tener que esperar.

        En ese sentido, un sistema de trabajo todo con InDesign permite mucha mayor flexibilidad.

      • Necesita un mínimo de disciplina en el sistema de trabajo

        Los editores no tienen que hacer tareas muy complejas, pero si se olvidan de registrar sus trabajos, aunque los hayan guardado, no se podrá acceder a los cambios que hayan hecho. Ese mínimo de disciplina es un requisito imprescindible.

      • Red y servidores

        Dado que el sistema de trabajo basado en InDesign-InCopy es un trabajo cooperativo, necesita de un planteamiento sólido en el establecimiento de una red con sus servidores. Si eso no se tiene en cuenta, las posibilidades del sistema caen por su propia base (que es una red sólida y fiable con una estrategia de copias de seguridad, un sistema de antivirus, etc…).

        No hace falta que sea la red de la NASA y puede ser muy modesta, pero es un requisito muy necesario (al menos en el centro principal de producción).

      • No es para todo el mundo

        Como ya se puede deducir, el sistema tiene unas virtudes y unos inconvenientes concretos porque está enfocado a un sistema de trabajo cooperativo entre equipos editorial y de diseño de tamaño medio. Así un estudio gráfico intermedio posiblemente no vea ventajas y si inconvenientes en este sistema.

        Por otro lado, como reconoce la propia Adobe ámbitos más complejos producción editorial necesitan sistemas más elaborados basados en ampliaciones de InCopy e InDesign como los mencionados de Wooding o Softcare. Producir, por ejemplo, un periódico nacional o regional en España con varias ediciones supera (creo yo) las capacidades de un sistema InCopy-InDesign tal cual sale de fábrica.

      • Es un programa relativamente reciente

        Aunque ya ha alcanzado una cierta madurez y tiene el respaldo de una potente compañía, InCopy sigue siendo una solución reciente, con sus consiguientes fallos o carencias y programas más sólidos han desaparecido en el mundo corporativo.

      Y, por cierto, uso InDesign-Incopy (en su versión CS2) y en mi opinión es un buen sistema (aunque necesite mejoras, como todo).

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