Qué es el formato PDF

        Por Laurens Leurs, 2000. Traducción de Gustavo Sánchez Muñoz).

        Uno de los iconos de los archivos PDF.

        Las siglas PDF corresponden a la expresión inglesa Portable File Document ("fichero de documento trasladable"). Como su nombre implica, es un formato de datos que se puede usar para describir documentos. Adobe, la firma que desarrolló el PDF, comercializa programas capaces de crear, editar y ver ficheros en formato PDF. Dado que las especificaciones de este formato de ficheros están públicamente disponibles, muchas compañías han desarrollado sus propios programas para usar PDFs. En el ámbito de la preimpresión, el formato PDF se usa cada vez más para intercambiar información entre distintas aplicaciones.

        Qué se puede hacer con PDF

        El formato PDF se puede usar para:

        • Crear documentos electrónicos. Los PDF son los más cercano que existe a la idea de "la oficina sin papeles".

        • Intercambiar datos. Cada vez más aplicaciones pueden leer ficheros PDF. Cada vez es más usual intecambiar anuncios en formato PDF.

        • Archivar datos. Existen programas en el mercado que permiten indexar ficheros PDF para así poder crear una biblioteca electrónica de ficheros PDF.

        • Crear documentos interactivos. Los ficheros PDF se pueden usar como formularios electrónicos en los que los datos que se introduzcan se pueden almacenar en una base de datos.

        Qué aspecto tiene un fichero PDF

        Los ficheros PDF suelen tener la extensión *.PDF. En ordenadores Macintosh, esto no es necesario, pero como quiera que los PDFs son fácilmente intercambiables entre distintas plataformas, es una buena idea usar siempre ficheros con extensión.

        Icono de un documento Acrobat

        Aunque tienen un icono con este aspecto, ni en Windows ni en Macintosh verás icono alguno si no tienes instalada una aplicación capaz de leer ficheros PDF. Hoy día, la mayoría de los sistemas traen algúna aplicación que cuenta con un visualizador capaz de mostrar los ficheros PDF.

        Cómo se abren los ficheros PDF

        La forma más fácil de ver ficheros PDF es descargar del sitio de Adobe el lector gratuito de PDFs llamado "Acrobat Reader". Este lector suele encontrarse en la mayoría de los CDROMs que se entregan con las revistas sobre informática más usuales.

        Cómo se crean los ficheros PDF

        Cada vez son más los programas capaces de "exportar" sus ficheros al formato PDF. Este es el caso, por ejemplo de CorelDraw o Adobe InDesign. Para las aplicaciones que no disponen de esta opción, basta con imprimir el fichero a un fichero PostScript y a continuación utilizar Acrobat Distiller para convertir ese fichero en un PDF.

        A continuación se puede usar Adobe Acrobat (anteriormente denominado Adobe Acrobat Exchange) para optimizar el PDF, pulirlo, añadirle opciones multimedia, hipervínculos, marcadores y otras finuras.

        Cuáles son las ventajas del PDF

        El formato PDF tiene unas peculiaridades muy destacables:

        • Es un estándar multiplataforma. Esto quiere decir que si alguien crea un fichero PDF en una estación de trabajo UNIX, éste se podrá abrir en un ordenador Macintosh o Windows y seguir viéndose igual que fue creado.

        • Los ficheros PDF pueden ser independientes del dispositivo. Esto significa que un PDF se puede imprimir en una impresora barata de inyección de tinta y en una filmadora carísima. Esto no quiere decir que la salida esté optimizada para cada dispositivo. Eso depende mucho de cómo se creara el fichero PDF.

        • los ficheros PDF son compactos. El formato incluye una serie de complejos y avanzados algoritmos de compresión y una ingeniosa estructura de ficheros que hace que el tamaño de los PDFs se reduzca al mínimo.

        • Los PDFs pueden contener elementos multimedia (vídeos o sonido) y elementos de hipertexto (vínculos y marcadores), enlaces a direcciones de correo y pequeñas miniaturas de las distintas páginas.

        • El formato PDF es capaz de ser seguro. La persona que crea el PDF puede asignarle al fichero unas opciones de seguridad que hacen que sea imposible abrir el fichero sin una clave, impedir ningún cambio, impedir su impresión, y cosas similares.

        PDF también tiene sus desventajas

        Por supuesto. Las hay:

        • El formato PDF es un formato propiedad de una compañía. Es Adobe quien decide sus especificaciones y quien las hace públicas. Hace tiempo, Adobe intentó convertir el formato PDF en un estándar ISO para aumentar su aceptación comercial. La industria respondió intentando que las definiciones de PDF pasaran a ser responsabilidad de una organización independiente para que pudiera convertirse en un verdadero estándar abierto. La consecuencia fue que Adobe dejó de estar interesada en el tema (¡je!), al menos en lo que se refiere en las especificaciones básicas.

          Ha habido variantes de PDF, como fue el caso de PDF/X-1a que podrían conseguir la certificación ISO al haber sido definidas por un consorcio del sector y no sólo por Adobe.

        • El formato PDf intenta serlo todo para todo el mundo. Eso hace que no sea tan eficiente en algunas tareas como lo sería una herramienta específica para ese fin. Se puede usar PDFs en Internet para intercambiar pequeñas piezas de información gráfica como anuncios, dibujos o imágenes, pero hay más programas de preimpresión capaces de trabajar con ficheros en formato EPS. Se pueden usar PDFs para archivar datos, pero a veces ciertas capacidades de conservar los detalles del diseño y la presentación pueden entorpecer la búsqueda por palabras clave.

        • El formato PDF está orientado a la visualización de documentos. Por eso no conserva la estructura lógica del documento.

        • Los PDFs no están hechos para ser editados. Se pueden hacer pequeños cambios dento de un PDF, pero es virtualmente imposible añadirle grandes bloques de texto

        2 comentarios

        ¿Cómo crear un formulario de adhesión?

        En Fundación Dos Aguas queremos contar con un formulario en el que las personas que quieran hacerse miembros manifiesten su voluntad por escrito y firmen ese documento de adhesión. ¿Es posible que el documento archive los datos y la firma de la persona, tal y cual se hace en un formulario y que se genere un archivo que después podamos enviar al nuevo miembro?

        Muchas gracias por la ayuda. Con ella estarás aportando y "siendo un miembro asesor" de Fundación Dos Aguas. (esta página la llevaremos a otro dominio, pero es lo que tenemos en: fund-dosaguas.webnode.es/)

        Saludos

        Es posible pero puede ser complejo

        Buenos días

        Lo que pides tiene varias vertientes: Complejidad, interactividad y almacenamiento de datos privados. Lo comento muy por encima (porque es un tema largo y, ya digo, complejo):

        • Almacenamiento de datos privados: Se rige por las leyes de protección de datos. La regla básica es que tenéis que guardarlos de forma segura y que no podéis intercambiarlos con nadie sin permiso expreso de los implicados. El problema viene del concepto "guardarlos", ya que igual requiere un procedimiento seguro de intercambio de datos con el usuario para garantizar que cada perona recibe sólo información que le concierna a ella y no a ningún otro usuario.

        • Interactividad con el usuario: Si lo único que queréis es que el usuario pueda rellenar un PDF que tengáis colgado en vuestro sitio web y enviaroslo por correo, no es problema. Es muy sencillo y sólo requiere diseñar el formulario y hacer que determinados campos sean rellenables por cualquier persona que disponga de Acrobat Reader y de acceso a un correo electrónico. Eso se hace guardando el PDF en Acrobat Pro como "PDF rellenable por el usuario".

          Obviamente, al no ser un sistema seguro y garantizado, yo no pediría datos delicados en estos formularios (números de tarjetas de banco, por ejemplo).

          Si lo preferís, podéis hacer que el usuario lo rellene, imprima y envíe por correo tradicional. pero eso parece un poco una marcha atrás en el tiempo, la verdad.

        • Complejidad: Si lo que queréis es algo más complicado, con un sistema de intercambio contrastado y garantizado de datos, lo que pedís se parece a una tienda de comercio electrónico, por los requisitos que he comentado más arriba y, por eso mismo, os recomendaría que habláseis con alguna persona o empresa capaz de montaros algo en ese sentido o, al menos, de asesoraros de forma más elaborada que a través de un comentario en un sitio web ;).

        Aquí tienes más información sobre diseño de formularios en Acrobat Pro. Una distribución y recogida de datos controlada y garantizada por la misma Adobe la puedes hacer usando Acrobat.com, pero tiene limitaciones numéricas y opciones de pago.

        Buena suerte

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