PDF/A

Principales problemas de accesibilidad en un documento PDF

Lograr que un documento PDF de diseño complejo sea completamente accesible puede ser laborioso, pero conseguir que la mayoría cumplan unos mínimos de accesibilidad es sencillo si se establecen hábitos de trabajo adecuados. Intentar resolver todos los problemas de accesibilidad de un PDF después de crearlo es mala idea.

El hecho es que no todos los problemas de accesibilidad se pueden resolver con un retoque del PDF. A veces hay que volver al programa original, hacer allí las correcciones que causaban el problema y repetir la creación del PDF. Por eso, la práctica común indica que lo mejor y más sencillo es resolver las necesidades de accesibilidad lo antes posible en la cadena de proceso de la información.

    El PDF tiene restricciones que impiden el acceso mediante lectores de pantalla

    El PDF tiene aplicado unas restricciones de seguridad, apoyadas por el cifrado y aplicación de una contraseña, que impiden que se copie el contenido textual, gráfico o multimedia en lectores de pantalla. Las normativas que garantizan la accesibilidad de un PDF prohiben esas restricciones.

      La estructura y orden de navegación de un PDF están ausentes o son incorrectos

      En un PDF accesible los elementos deben estar identificados indicando el orden de lectura, la estructura lógica del contenido y la jerarquía y tipo de los elementos que lo componen —algo que un poco incorrecta y pedantemente se denomina etiquetado semántico—. Esta identificación se hace mediante etiquetas internas no visibles al usuario. Si este etiquetado no existe, el PDF no es accesible y es un fallo estructural básico.

        Los objetos gráficos o multimedia no tiene un texto alternativo

        Al igual que ocure con los archivos HTML de una página web, todos los elementos informativos que no sean texto deben ir acompañados por una etiqueta que describa el contenido para su presentación en modos alternativos al original; por ejemplo: Una imagen de un caballo debe llevar una etiqueta alternativa con un texto similar a "fotógrafía de un caballo en el campo." para que los programas lectores de PDF que no la representen como imagen puedan presentar ese texto como información alternativa. Si el autor del documento no ha puesto esos textos alternativos o el programa creador no permite ponerlos, el PDF no será accesible.

          El idioma de un PDF no se ha definido o es incorrecto

          Un PDF accesible debe tener definido el idioma principal. El PDF en concreto o no lo tiene o lo tiene definido incorrectamente —"Inglés" en lugar de "Español", por ejemplo) o el código de idioma está mal indicado ("ES-E" en vez de "ES", por ejemplo—. La forma más sencilla de solucionarlo es abrir el documento en Acrobat XI o superior.

            Cómo hacer un PDF/A con InDesign CS6

            Increíble pero cierto: InDesign CS6 no admite la exportación directa al estándar PDF/A. Para hacer un PDF/A con InDesign hay que usar además un segundo programa: Acrobat Pro —hay otras soluciones, pero elijo centrarme en esta—.

            La primera recomendación es no usar cualquier versión Acrobat Pro, sino expresamente Acrobat Pro 11 o superior. El motivo es que sólo a partir de esa versión cuenta Acrobat de verdad con una capacidad sólida y sencilla de creación, verificación y reparación de PDF/A en sus dos variantes principales: PDF/A-1 y PDF/A-2. Si usamos versiones anteriores —como Acrobat 9— no sólo no podremos hacer PDF/A-2, sino que ademas sufriremos una infinidad de errores y mensajes tontos que nos conducirán a la melancolía.

              Notas sobre accesibilidad en los documentos PDF

              En varías páginas dedicadas a la creación de documentos PDF para archivo —estándares PDF/A— se hace mención al concepto de accesibilidad y a la necesidad de tenerla en cuenta para poder crear algunas variantes de PDF/A.

              Existe la idea de que accesibilidad digital es simplemente facilitar el uso con alguna limitación en la percepción —particularmente personas ciegas y sordas—, pero es algo un poco más complejo. Accesibilidad es la cualidad que tiene algo de ser usado o conocido sin que las limitaciones que un usuario o programa pueda tener supongan una barrera. Así, una herramienta es accesible cuando el usuario no necesita tener un nivel de inteligencia, audición, visión, movilidad o capacidad de memorización determinado. También es accesible cuando no se requiere una maquinaria o programa muy concreto para su acceder a él.

              Por el contrario, un objeto es poco accesible cuando su uso es complicado para todo aquel que se desvíe de un nivel medio de inteligencia, movilidad, capacidad de audición o visión, o tenga cualquier caracterísitica que le pueda impedir acceder al uso, comprensión o conocimiento de ese objeto. También es poco accesible cuando para poder usar su contenido es necesario usar un programa o maquinaria concreta y no es posible hacerlo con otra similar.

                Un resumen del formato PDF/A y sus variantes

                Con la digitalización de los datos, el formato PDF se ha convertido en una de las opciones favoritas de archivo digital de información. Hace ocho años varios organismos y empresas se juntaron para desarrollar un estándar de PDF para la conservación de la información a largo plazo. Decidieron qué características no podía y debía tener un PDF para archivo. Este conjunto de decisiones se hizo público con el nombre de PDF/A.

                En su día, traduje y publiqué en este sitio un artículo llamado "Freguntas y Respuestas frecuentes (FAQ) sobre el estándar PDF/A", hecho por el PDF/A Competence Center. Esta página no sustituye a dicho FAQ, sino que intenta complementar las carencias de ese FAQ debido al paso del tiempo. El objetivo es que quien la lea tenga una idea clara de qué nivel de PDF/A necesita para una tarea de archivo concreta y no se ahogue en esta pequeña sopa de letras.

                  Cómo hacer un PDF/A con Microsoft Word

                  Hay varias maneras principales de crear un PDF/A con microsoft Word —versión 2010 o superior. Aquí explicaremos tres de ellas; dos, usando Adobe Acrobat Pro. Todas ellas son extremadamente fáciles.

                  Hay que recordar que el objetivo de un PDF/A es el archivo a largo plazo —que se transmita a lo largo del tiempo sin alteraciones porque no depende de fuentes externas, contiene todo lo necesario para que la transmisión de la información sea siempre la misma, sin pérdidas o alteraciones.

                    36. ¿Qué son PDF/A, PDF/E y PDF/UA?

                    El estándar PDF/X se desarrolló como un subconjunto especializado del PDF para el sector de las artes gráficas. Si embargo, el formato PDF es lo bastante potente y flexible para ser de valor para otros sectores. Una iniciativa lanzada por la Asociación Internacional para la Gestión de la Imagen y la Información (the Association for Information and Image Management, International, AIIM) y la NPES, que ha terminado por pasar al ámbito de la ISO (TC171/SC2), es el desarrollo de un estándar llamado PDF/A, ideado para convertirse en un subconjunto apropiado para el almacenamiento y archivo a largo plazo de la documentación.

                      Freguntas y Respuestas frecuentes (FAQ) sobre el estándar PDF/A

                      El estándar ISO 19005-1:2005 (Gestión de documentos — Formato de archivo de documentos electrónicos para conservación a largo plazo, Parte 1: Uso de PDF 1.4 (PDF/A-1) ["Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)"] es el primero de una nueva familia de estándares ISO pensados para responder a la creciente necesidad de poder conservar la información en documentos electrónicos a través de largos periodos de tiempo.

                      Como la versión inicial de PDF/A se basa en el nivel 1.4 del formato PDF, éste estándar se irá especificando por partes, de forma que las nuevas se vayan añadiendo sin que las anteriores queden obsoletas.

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