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El sistema de trabajo InDesign-InCopy se basa en que los usuarios de ambos programas sepan el estado de las piezas comunes con respecto al sistema de trabajo en todo momento. Estos son los iconos que informan de ello y su explicación resumida:

Los iconos del sistema inDesign-Incopy
Icono Situación del elemento Acciones posibles o necesarias
En este resumen no se tienen en cuenta posibles acciones secundarias como revincular objetos que hayan sufrido problemas o necesiten otros tipos de arreglos de última hora.
El elemento ha sido exportado en InDesign, y está listo y libre para su extracción y edición en InCopy (o InDesign). Extraerlo para editarlo.
El elemento ha sido exportado en InDesign, y este usuario lo ha extraido y lo está editando. Hasta que quien lo haya tomado no lo libere registrandolo no se podrá tomar (ni en inCopy ni en InDesign).
El elemento ha sido exportado en InDesign, pero no está libre porque alguien ya lo ha extraido y los está editando. Hasta que quien lo haya tomado no lo libere registrandolo no se podrá tomar (ni en inCopy ni en InDesign).
El elemento ha sido exportado en InDesign, pero no está libre porque alguien ya lo ha extraido y los está editando —la diferencia con el icono de arriba es que además ya ha hecho algún cambio—. Hasta que quien lo haya tomado no lo libere registrandolo no se podrá tomar (ni en inCopy ni en InDesign).
El elemento está exportado y libre para su edición, pero otro usuario ha cambiado alguna de sus características de contenido o forma en InCopy o InDesign. Hay que actualizar en elemento en la paleta "Vínculos".
El elemento estaba exportado (o era una imagen colocada) pero el programa no es capaz de encontrarlo (alguien lo ha cambiado de sitio en el sistema, lo ha renombrado o lo ha borrado). Hay que localizar el original.

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Si quieres que te responda a una pregunta lee estas condiciones: La pregunta debe razonablemente pensada: No me preguntes porqué no te sale algo. Dime lo que quieres hacer, los pasos que estás dando para conseguirlo y las versiones de programas que estás usando. Es decir: Dame los datos completos. Si yo me tengo que pensar qué demonios me quieres decir, no voy a tomarme el esfuerzo que tú no te has tomado. "Hola", "Gracias" y "por favor": Ya no contesto a gente maleducada. Que esto sea gratis no quiere decir que te deba nada. Cualquier pregunta que no incluya eso, será ignorada y borrada. No respondo a peticiones ilegales: Sin más. Muchas cosas no las sé o puedo equivocarme. Hasta donde llego, llego. Más de una vez no sé qué es lo que ocurre o lo que deseas saber.