Hacer un PDF/A con Microsoft Word

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Gustavo Sánchez Muñoz
(Mayo de 2013)

Hay dos maneras principales de crear un PDF/A con microsoft Word —versión 2010 o superior:

  1. Mediante la opción "Guardar como…". El PDF será un PDF/A-1a o PDF/A-1b con perfil de color sRGB. No hay más opciones.

  2. Con Adobe Acrobat Pro, mediante la impresora virtual llamada Adobe PDF o el macro de exportación PDF Maker. En ambos casos no se puede elegir la variante de conversión a PDF/A-1a o PDF/A-1b pero sí se puede elegir el modo de color CMYK o RGB seleccionando un perfil de color adecuado para ello.

Mediante la opción "Guardar como…"

Es la opción más simple y no necesita de programas extra. Vamos al menú "Archivo - Guardar como…".

Elegimos la carpeta y el nombre y, sobre todo, elegimos como tipo de documento la opción "PDF (*.pdf). Antes de cerrar, pulsamos el botón "opciones" que habrá aparecido.

Veremos este cuadro de diálogo. Allí marcamos las opciones "Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A)" y "Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad". Esta opción es la clave para que el PDF/A-1 resultante sea del subnivel PDF/A-1b (básico) o PDF/A-1a (accesible). Al pedirle que etiquete el documento incrustaremos en el PDF una especie de mapa de la estructura lógica de lectura, lo que permite la accesibilidad. Por eso, si marcamos la opción y no hay problemas, será un PDF/A-1a.

Aceptamos, elegimos dónde guardar el PDF y ya habremos terminado. Como he dicho, el PDF será El PDF será un PDF/A-1a con perfil de color sRGB.

Con Acrobat Pro

Si disponemos de Adobe Acrobat Pro —el programa de pago—, podemos hacer el PDF/A de dos formas:

  1. Mediante la impresora virtual llamada Adobe PDF.

  2. Con el el macro de exportación PDF Maker, que controla la citada impresora.

En ambos casos, podemos elegir el modo de color CMYK o RGB seleccionando un perfil de color adecuado para ello.

  1. Mediante la impresora virtual llamada Adobe PDF

    A partir de la versión 9 de Acrobat Es extremadamente sencillo. Abrimos en Word el menú de impresión y como impresora seleccionamos "Adobe PDF". Al abrir la opción "Propiedades de la impresora" nos aparecerá el cuadro que vemos arriba. En el apartado "Configuración predeterminada" de la pestaña "Configuración de Adobe PDF" seleccionamos la opción "PDF/A..." que se corresponda con nuestras necesidades. En este caso, he elegido "PDF/A-1b:2005 (RGB)".

    El problema de esta vía de trabajo es que no podemos elegir la modalidad accesible (PDF/A-1a) del estándar. Ni siquiera en la versión 11 de Acrobat Pro.

    Si deseamos cambiar el color de salida y que sea un PDF en CMYK con un perfil de color determinado, no hay problema, porque la impresora "Adobe PDF" hará la conversión siempre que disponga del perfil de destino en el sistema.

  2. Con el el macro de exportación PDF Maker

    vamos al menú "Acrobat", en la zona superior derecha de Word. En la barra de opciones, pulsamos el botón "Crear PDF".

    En el siguiente cuadro de diálogo, además, de elegir la carpeta y el nombre para guardar el PDF, pulsamos el botón "Opciones" para determinar las opciones del PDF final.

    Allí elegimos las opciones necesarias para que el PDF sea un PDF/A-1a y seguimos adelante pulsando "Aceptar". Luego pulsamos "Guardar" y con eso habremos terminado.

    En esta vía tampoco hay opción para elegir entre los dos subniveles de PDF/A-1, pero por lo menos la opción disponible es la más completa: PDF/A-1a.

Gustavo Sánchez Muñoz

[© Gustavo Sánchez Muñoz, 2023] Gustavo Sánchez Muñoz (también identificado como Gusgsm) es el autor de esta página. Su contenido gráfico y escrito se puede compartir, copiar y redistribuir total o parcialmente sin necesidad de permiso expreso de su autor con la única condición de que no se puede usar con fines directamente comerciales (es decir: No se puede revender, pero sí puede formar parte como citas razonables en trabajos comerciales) y los términos legales de cualquier trabajo derivado deben ser los mismos que se expresan en la presente declaración. La cita de la fuente con referencia a este sitio y su autor no es obligatoria, aunque siempre se agradece.
[ ver como PDF ]

Comentarios

Anónimo conocido (no verificado) Sáb, 05/04/2013 - 15:12

Creo que la impresora virtual Adobe PDF, ya solo esta disponible en entorno PC o Windows, en la ultimas versiones de OSX, Apple elimino esta posibilidad.

gusgsm Dom, 05/05/2013 - 10:46

Es cierto que la impresora Adobe PDF ya no existe como tal impresora virtual. Eso es porque para las versiones más recientes de OSX, los de Adobe la remplazaron con un botón de automatización de creación de PDF en el cuadro de diálogo de Imprimir de los programas.

Si le das a imprimir desde, por ejemplo, OpenWriter (no tengo Word en el Mac pero para el ejemplo vale), aparece el cuadro de diálogo superior. Pulsando el botón "PDF" se despliega la lengüeta que contiene la opción "Save as Adobe PDF", que es el equivalente.

Allí elegimos la opción de PDF/A que mejor se ajuste a lo que necesitamos.

Y si queremos, le decimos que cuando termine abra Acrobat.

Y no me cansaré de insistir: Hablamos de PDF/A y Word. No estamos hablando de PDF para imprenta.

Para más detalles sobre este asunto, hay algo en InDesign Secrets.

Ivan Cabalceta (no verificado) Mié, 02/05/2014 - 23:50

¡Saludos, colega Gustavo!

Es extraño pero últimamente me sale en Word 2010, cuando hago la conversión a PDF, un mensaje que dice: "No se puede encontrar el archivo". Tengo Adobe Acrobat 9 Pro instalado y, si le digo Crear PDF desde archivo, sucede igual que en Word: se me congela el cuadro de destino y no me deja cliquear ni escribir nada. ¿Será esto una desconfiguración de Word, de Acrobat o es un error general? Mi impresora predeterminada es Adobe PDF.

Gracias por lo que puedas aportarme para corregirlo.

Saludos desde Costa Rica.

gusgsm Jue, 02/06/2014 - 09:06

Buenas

Me da que es que otro programa instalado posteriormente pudo desconfigurar la relación establecida entre archivos PDF y Acrobat y la impresora Adobe PDF.

Si vas a "Panel de control - Programas predeterminados - Establecer asociaciones", comprueba que los de nombre ".pdf" están asociados con Acrobat 9 Pro. Si no es así, pulsa "Cambiar programa".

Es la posibilidad que yo miraría primero.

Un saludo

Alex (no verificado) Mar, 03/14/2017 - 19:44

Gustavo, ¡muy interesante!

Una pregunta entiendo que el formato PDF/A no permite audios, vídeos o referencias a documentos que no estén contenidos en el mismo documento. La pregunta es ¿con esta funcionalidad MS Word puede validar esto? Por ejemplo, si en el Word inserté un vídeo, el sistema no me debería permitir guardarlo como PDF/A?

¿Puedes darme tu punto de vista por favor?

Muchas gracias.

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