El PDF tiene aplicado unas restricciones de seguridad, apoyadas por el cifrado y aplicación de una contraseña, que impiden que se copie el contenido textual, gráfico o multimedia en lectores de pantalla. Las normativas que garantizan la accesibilidad de un PDF prohiben esas restricciones.
El PDF se ha creado de modo que el orden determinado para navegar por él usando las teclas de tabulación no coincide con la estructura del documento, lo que puede dificultar la navegación interna siguiendo ese método.
En un PDF accesible los elementos deben estar identificados indicando el orden de lectura, la estructura lógica del contenido y la jerarquía y tipo de los elementos que lo componen —algo que un poco incorrecta y pedantemente se denomina etiquetado semántico—. Esta identificación se hace mediante etiquetas internas no visibles al usuario. Si este etiquetado no existe, el PDF no es accesible y es un fallo estructural básico.
Al igual que ocure con los archivos HTML de una página web, todos los elementos informativos que no sean texto deben ir acompañados por una etiqueta que describa el contenido para su presentación en modos alternativos al original; por ejemplo: Una imagen de un caballo debe llevar una etiqueta alternativa con un texto similar a "fotógrafía de un caballo en el campo." para que los programas lectores de PDF que no la representen como imagen puedan presentar ese texto como información alternativa. Si el autor del documento no ha puesto esos textos alternativos o el programa creador no permite ponerlos, el PDF no será accesible.
Un PDF accesible debe tener definido el idioma principal. El PDF en concreto o no lo tiene o lo tiene definido incorrectamente —"Inglés" en lugar de "Español", por ejemplo) o el código de idioma está mal indicado ("ES-E" en vez de "ES", por ejemplo—. La forma más sencilla de solucionarlo es abrir el documento en Acrobat XI o superior.
Increíble pero cierto: InDesign CS6 no admite la exportación directa al estándar PDF/A. Para hacer un PDF/A con InDesign hay que usar además un segundo programa: Acrobat Pro —hay otras soluciones, pero elijo centrarme en esta—.
La primera recomendación es no usar cualquier versión Acrobat Pro, sino expresamente Acrobat Pro 11 o superior. El motivo es que sólo a partir de esa versión cuenta Acrobat de verdad con una capacidad sólida y sencilla de creación, verificación y reparación de PDF/A en sus dos variantes principales: PDF/A-1 y PDF/A-2. Si usamos versiones anteriores —como Acrobat 9— no sólo no podremos hacer PDF/A-2, sino que ademas sufriremos una infinidad de errores y mensajes tontos que nos conducirán a la melancolía.
En varías páginas dedicadas a la creación de documentos PDF para archivo —estándares PDF/A— se hace mención al concepto de accesibilidad y a la necesidad de tenerla en cuenta para poder crear algunas variantes de PDF/A.
Existe la idea de que accesibilidad digital es simplemente facilitar el uso con alguna limitación en la percepción —particularmente personas ciegas y sordas—, pero es algo un poco más complejo. Accesibilidad es la cualidad que tiene algo de ser usado o conocido sin que las limitaciones que un usuario o programa pueda tener supongan una barrera.
Con la digitalización de los datos, el formato PDF se ha convertido en una de las opciones favoritas de archivo digital de información. Hace ocho años varios organismos y empresas se juntaron para desarrollar un estándar de PDF para la conservación de la información a largo plazo. Decidieron qué características no podía y debía tener un PDF para archivo. Este conjunto de decisiones se hizo público con el nombre de PDF/A.
En su día, traduje y publiqué en este sitio un artículo llamado "Freguntas y Respuestas frecuentes (FAQ) sobre el estándar PDF/A", hecho por el PDF/A Competence Center. Esta página no sustituye a dicho FAQ, sino que intenta complementar las carencias de ese FAQ debido al paso del tiempo. El objetivo es que quien la lea tenga una idea clara de qué nivel de PDF/A necesita para una tarea de archivo concreta y no se ahogue en esta pequeña sopa de letras.
Hay varias maneras principales de crear un PDF/A con microsoft Word —versión 2010 o superior. Aquí explicaremos tres de ellas; dos, usando Adobe Acrobat Pro. Todas ellas son extremadamente fáciles.
Hay que recordar que el objetivo de un PDF/A es el archivo a largo plazo —que se transmita a lo largo del tiempo sin alteraciones porque no depende de fuentes externas, contiene todo lo necesario para que la transmisión de la información sea siempre la misma, sin pérdidas o alteraciones.
Dentro de la serie de tutoriales sobre maquetación de libros con Adobe InDesign, ahora toca ver cómo se usan las notas al pie de página dentro de un libro de texto que vaya a ser impreso. Para ver cómo funciona, haremos un ejemplo añadiendo una nota explicativa en el manual para el programa avanzado de literatura española (AP Spanish Literature) que he usado en este sitio web para explicar cómo se maqueta un libro.
